Política de Tratamiento de Datos Personales.


  1. 1. Objetivo:

    Definir los lineamientos y establecer las pautas y criterios generales para el manejo de datos personales de empleados, clientes y proveedores de Altea Farmacéutica.

  2. 2. Alcance:

    Esta Política aplica para todos los colaboradores de ALTEA que por motivo de sus funciones tengan acceso a las bases de datos y/o archivos que contengan información de datos semiprivados, privados o sensibles que sean objeto de tratamiento por parte de Altea.

  3. 3. Contenido de la política:

    La presente política se expide en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, decreto 886 de 2014, Circular 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que reglamenten, modifiquen o adicionen el régimen de protección de datos personales y busca garantizar que ALTEA FARMACEUTICA S.A en adelante (ALTEA) en su condición de responsable de manejo de información, realice el tratamiento de la misma en estricto cumplimiento de la normatividad aplicable, garantizando los derechos que a los titulares de la información les asiste.

      1. Razón Social: ALTEA FARMACEUTICA S.A.
        NIT 900.463.029-4
        Dirección: Cl 10 No. 65 – 28
        Ciudad: Bogotá D.C.- Colombia
        Correo Electrónico: notificaciones.altea@alteafarma.com.co WEB www.alteafarma.com.co
        Teléfono: (57 1) 446 63 00
        Productos y/o Servicios: Fabricación de productos farmacéuticos
      2. Consultar Glosario
      3. Para el Tratamiento de la información, Altea aplicará los principios que se mencionan a continuación:

        En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de datos personales por parte de Altea se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente. Salvo en los casos expresamente previstos en la Ley, no se podrán recolectar datos personales sin autorización del titular. En cumplimiento de la normatividad vigente, en el curso normal de las funciones de Altea no se recolecta ni almacena datos de niños, niñas y adolescentes, no obstante en caso de recolectarse se dará el tratamiento de información sensible.

        Altea tiene la obligación de mantener la confidencialidad y transparencia de los datos personales objeto de Tratamiento y sólo podrá divulgarlos por solicitud expresa de las entidades de vigilancia y control y autoridades que tengan la facultad legal de solicitarla y permitirá en todo momento y de manera gratuita conocer, actualizar y corregir la información personal del titular. Todos los funcionarios que trabajen en Altea están obligados a guardar reserva sobre la información personal a la que tengan acceso con ocasión de su trabajo.

        En desarrollo de los principios de legalidad y veracidad, Altea garantiza que El Tratamiento de datos personales se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables y que la información sujeta al Tratamiento de La información por parte de Altea será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

        Altea tiene la obligación de mantener la seguridad, acceso y circulación restringida de los datos personales y solo podrán acceder las personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los Datos Personales se manejarán adoptando todas las medidas de seguridad que sean necesarias para evitar su pérdida, adulteración, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

      4. En ejercicio de su objeto social, Altea actúa directamente, a través de su empresa matriz, grupo empresarial o terceros para realizar el Tratamiento de la información de sus empleados, ex empleados, empleados de sus contratistas, familiares de los empleados, proveedores, clientes, accionistas y usuarios de sus productos. Así mismo en cumplimiento de la legislación aplicable y de las políticas corporativas, Altea puede requerir transmitir o transferir dichos datos a sus compañías matrices, filiales y/o subsidiarias nacionales o extranjeras.

        El Tratamiento de datos podrá incluir la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción, en la forma permitida por la ley y se realiza con la siguiente finalidad específica para cada caso:

        Tratamiento de la información de empleados y ex empleados, familiares de los empleados:
        Se recolecta a través de la información suministrada por los empleados en los documentos de ingreso o posteriores para cumplir con las obligaciones laborales a cargo de Altea, tales como pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social en salud, atención de consultas, peticiones, solicitudes, contratar beneficios laborales con terceros, notificar a los familiares y/o contactos en casos de emergencia, actividades empresariales, etc.

        Tratamiento de la información de empleados de contratistas, y/o contratistas que prestan servicio en instalaciones de Altea:
        Se recolecta a través de la información suministrada a los contratistas por sus empleados o directamente por los contratistas o recolectados por canales de información pública y que se transfiere o transmite a ALTEA con ocasión de las funciones a desarrollar, para permitir a Altea el cumplimiento de las obligaciones contractuales a su cargo, tales como asignación y control de elementos tecnológicos, materiales, equipos, identificación de ingreso, seguimiento a cumplimiento de obligaciones a cargo de Contratistas, atención de eventuales emergencias. Atención de consultas, peticiones, solicitudes y reclamos hecha por el Titular de la información o por sus causahabientes.

        Tratamiento de la información de Proveedores:
        Se recolecta a través de la información suministrada por los proveedores, o a través de canales de información pública para permitir el cumplimiento de obligaciones contractuales a cargo de Altea, tales como pagos de honorarios, pago de facturas y/o cuentas de cobro, reportes de pagos, reportes o interacciones que por ley o por políticas internas tiene la obligación de realizar. Atención de consultas, peticiones, solicitudes y reclamos hecha por el Titular de la información o por sus causahabientes.

        Tratamiento de la información de Clientes:
        Se recolecta a través de la información suministrada por los clientes o a través de canales públicos, para que Altea pueda cumplir con las obligaciones contractuales a su cargo, tales como facturación, reportes de pagos, registros de productos, de obligaciones. Atención de consultas, peticiones, solicitudes y reclamos hecha por el Titular de la información o por sus causahabientes.

        Usuarios de Productos:
        Se recolecta a través de la información suministrada por los usuarios o a través de canales públicos. El tratamiento de estos datos permite a Altea cumplir con las obligaciones a su cargo en materia de calidad de los productos, para la atención efectiva de consultas y reclamos de consumidores y como información estadística.

        Tratamiento de datos biométricos:
        Se recolecta a través de la información suministrada por los titulares, o en medios de grabación de seguridad con fin único de servir como prueba en una instancia judicial. El tratamiento de datos como huellas digitales, fotografías, videos y demás datos que puedan llegar a ser considerados como sensibles de conformidad con la Ley de Protección de datos, esta información no se publicará, ni compartirá para fines diferentes a los autorizados por la ley así como para garantizar el control, seguimiento, monitoreo, vigilancia y en general, garantizar la seguridad de las instalaciones de Altea.

        Tratamiento de la información de accionistas:
        Se recolecta a través de la información suministrada por los accionistas. El tratamiento de estos datos permite a Altea cumplir con las obligaciones a los accionistas, pago de dividendos.

      5. Altea como responsable del tratamiento deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley 1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad:

        – Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

        – Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

        – Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

        – Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

        – Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

        – Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

        – Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

        – Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.

        – Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

        – Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

        – Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

        – Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

        – Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

        – Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

      6. Los titulares de la información tienen los siguientes derechos:

        – Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

        – Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

        – Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

        – Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

        – Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.

        – Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

    1. Los titulares de la información o sus causahabientes deben dirigir sus consultas, peticiones, quejas o reclamos al correo protecciondedatos@alteafarma.com.co o comunicación escrita radicada en la Cl 10 no. 65 – 28 de la ciudad de Bogotá.

      Este canal podrá ser utilizado por los titulares de datos personales o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre.

      El titular o causahabiente que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a Altea el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

      Consultas y peticiones:
      El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, al correo electrónico protecciondedatos@alteafarma.com.co o comunicación escrita radicada en la Cl 10 no. 65 – 28 de la ciudad de Bogotá, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. ALTEA deberá suministrar a los titulares toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

      Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      Reclamos y quejas:
      El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, al correo electrónico protecciondedatos@alteafarma.com.co o comunicación escrita radicada en la Cl 10 no. 65 – 28 de la ciudad de Bogotá, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, Altea requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

      Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

      El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

      Los titulares podrán en todo momento solicitar Altea la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el procedimiento indicado en esta Política.

      No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

      Revocatoria
      La solicitud de revocatoria se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, al correo electrónico protecciondedatos@alteafarma.com.co o comunicación escrita radicada en la Cl 10 no. 65 – 28 de la ciudad de Bogotá, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

      Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

      Actualización, rectificación o supresión
      La solicitud de revocatoria se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, al correo electrónico protecciondedatos@alteafarma.com.co o comunicación escrita radicada en la Cl 10 no. 65 – 28 de la ciudad de Bogotá, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

      ALTEA tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados.

      En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que sustente su petición.

      Autorización de tratamiento de información

      El tratamiento de la información por parte de Altea requiere del consentimiento libre, expreso e informado del titular de los mismos. Altea, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Estos mecanismos son: Por escrito, diligenciando un formato de autorización para tratamiento de la información entregado por Altea. De forma oral, a través de conversación telefónica o video conferencia.

      Altea implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

      Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, se podrá realizar por medio de comunicación escrita dirigida a Altea al correo electrónico y/o la dirección dispuesta en el numeral 2 de la presente política

      Seguridad de la información y medidas de seguridad.
      En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, Altea adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

      Área responsable de la protección del tratamiento de la información y atención de solicitudes de los titulares.
      El área ADMINISTRATIVA, será la encargada de cumplir con la función de protección de la información. Dará trámite a las solicitudes de los titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente. Los titulares de datos personales o sus causahabientes deben dirigir sus consultas peticiones al correo protecciondedatos@alteafarma.com.co o comunicación escrita radicada en la Cl 10 no. 65 – 28 de la ciudad de Bogotá.

      Vigencia
      La presente política entra en vigencia a partir del 1 de Mayo de 2017. La información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término que duren la relación existente con el titular y hasta por 10 años más, o la que determine la ley para la conservación de archivo.

      Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Altea.

  4. 4. Anexos:

    N.A

  5. 5. Glosario

    Autorización Base de Datos: Dato personal
    Dato público: Datos sensibles
    Dato semiprivado
    Dato privado: Causahabiente
    Encargado del Tratamiento
    Responsable del tratamiento
    Titular Tratamiento
    Transmisión de datos:
    Transferencia de datos